FAQ
In unserem FAQ finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Zertifizierung, unsere Technologie, das DICIS-Team und unser Preismodell. Wir möchten Ihnen einen umfassenden Überblick geben und zeigen, wie wir kleine Dienstleistungsunternehmen dabei unterstützen, schnell, einfach und kostengünstig eine hochwertige Zertifizierung zu erlangen. Egal, ob es um den Ablauf, technische Details oder unsere Philosophie geht – hier finden Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick.
Fragen zur Zertifizierung
Ist die Zertifizierung genau anerkannt wie andere?
Ja. Es gibt zwei Arten der Zertifizierung: eine unabhängige Zertifizierung nach den Richtlinien des Bundesverbands unabhängiger Zertifizierungsstellen BVUZ und eine akkreditierte Zertifizierung nach den Richtlinien der DAkkS. Beide unterliegen strengen Zertifizierungsrichtlinien und dienen dazu, die Einhaltung der entsprechenden Normen zu bestätigen.
Eine unabhängige Zertifizierung wird in 95 % aller Fälle anerkannt. In bestimmten Ausnahmefällen, wie beispielsweise bei behördlichen Ausschreibungen oder besonders hohen Sicherheitsanforderungen, kann eine akkreditierte Zertifizierung erforderlich sein.
Die ISO, als Urheber der Standards, erklärt hierzu auf ihrer Webseite:
„Accreditation is not compulsory, and non-accreditation does not necessarily mean the certification body is not reputable.“
Das bedeutet auf Deutsch:
„Eine Akkreditierung ist nicht zwingend erforderlich, und das Fehlen einer Akkreditierung bedeutet nicht, dass die Zertifizierungsstelle nicht vertrauenswürdig ist.“
Dies unterstreicht, dass eine Zertifizierung durch das DICIS in der Praxis den gleichen Wert hat wie andere, da die jeweilige Norm ordnungsgemäß geprüft wird.
Hier finden Sie die Erklärungen zur Zertifizierung der ISO.
Wie lange dauert eine Zertifizierung?
Die Erarbeitung der gesamten Dokumentation hat bisher 5-7 Monate in Anspruch genommen. Durch das KI-gestützte ISO-Zertifizierungstool wird dieser Aufwand jedoch auf 5-7 Stunden reduziert.
Je nachdem, wie intensiv unsere Kunden die Dokumentation bearbeiten, ist eine Zertifizierung grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden möglich. In der Praxis nehmen sich unsere Kunden jedoch meist etwas mehr Zeit, um die vollen Vorteile der ISO-Zertifizierung – wie standardisierte Prozesse, Effizienzgewinne und bessere Informationssicherheit – wirklich auszunutzen. Wenn sie sich täglich eine Stunde mit der Dokumentation und den Anforderungen beschäftigen, gelingt eine Zertifizierung in der Regel innerhalb einer Woche.
Was genau passiert, nachdem ich Kunde geworden bin?
Nachdem Sie Kunde geworden sind, setzt sich unser Zertifizierungsteam im ersten Schritt mit Ihnen in Verbindung, um offene Fragen zur Zertifizierung zu klären. Sie erhalten außerdem eine kurze Einführung in unser Zertifizierungstool, damit Sie direkt starten können.
Sobald Sie die Bearbeitung der Dokumentation abgeschlossen haben, melden Sie sich zu einem Probeaudit an. In diesem Probeaudit gehen Sie gemeinsam mit unserem Chefauditor Ihre Dokumentation durch. Dabei haben Sie noch einmal die Möglichkeit, fehlende Dokumente zu ergänzen oder diese in der Praxis umzusetzen.
Im Anschluss vereinbaren Sie einen Termin für Ihr Zertifizierungsaudit. Nach erfolgreichem Bestehen dieses Audits erhalten Sie Ihre Zertifizierung und sind offiziell zertifiziert.
Wie weise ich meine Zertifizierung gegenüber Kunden nach?
Sie erhalten ein Zertifikat, das alle von der Norm vorgeschriebenen Angaben enthält. Dazu gehören beispielsweise der Geltungsbereich, Ihr Unternehmen sowie eine individuelle Zertifikatsnummer.
Zusätzlich werden Sie in die Zertifikatsdatenbank des DICIS-Instituts aufgenommen. Ihre Kunden können dort Ihre Zertifizierung jederzeit überprüfen.
Außerdem stellen wir Ihnen einen detaillierten Zertifizierungsbericht zur Verfügung. Dieser enthält eine genaue Auflistung der Normpunkte, die Sie erfüllen, und dient als Nachweis Ihrer Prozess- und Qualitätsstandards – beziehungsweise Ihrer Standards im Bereich des Umweltmanagements und Informationssicherheitsmanagements.
Ist die Zertifizierung im Preis enthalten?
Ja, der Preis des DICIS beinhaltet die Zertifizierungsaudits, die vollständig online durchgeführt werden, sowie einen jährlichen Überwachungsaudit. Wir haben unsere Zertifizierung speziell für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich entwickelt. Klassische Ansätze und Preismodelle anderer Zertifizierungsstellen stellen für diese oft eine zu hohe bürokratische und finanzielle Belastung dar. Deshalb bietet das DICIS ein transparentes All-Inclusive-Modell, das sämtliche Leistungen der Zertifizierung abdeckt und gleichzeitig einfach und effizient gestaltet ist.
Fragen zu DICIS
Was macht das DICIS anders und besser?
Wir haben uns darauf spezialisiert, kleine Dienstleistungsunternehmen schnell und einfach zur Zertifizierung zu bringen. Unsere Kunden stehen häufig am Anfang und haben große bürokratische Herausforderungen vor sich. Sie verschwenden viel Zeit mit Bürokratie, die sie eigentlich für ihre Kunden und für ihren Unternehmenserfolg dringend benötigen. Unsere Mission ist es, diese Unternehmen dabei zu unterstützen, alle Anforderungen der sehr komplexen Normen einfach und schnell umzusetzen. Andere Zertifizierungsstellen erbringen großartige Leistungen für mittelständische Unternehmen und Konzerne. Wir hingegen haben die Philosophie, uns komplett auf die Bedürfnisse unserer Zielgruppe zu fokussieren und eine schnelle sowie praxisnahe Zertifizierung zu ermöglichen.
Was bedeutet praxisnahe Zertifizierung?
ISO-Managementsysteme wurden ursprünglich entwickelt, um die Arbeit von Unternehmen zu verbessern. Die Normen sollen Unternehmen unterstützen, nicht belasten. Durch die hohen bürokratischen Anforderungen werden diese Ziele jedoch gerade bei kleinen Unternehmen oft ins Gegenteil verkehrt: Statt ein hilfreiches und praktisches Managementsystem zu implementieren, das echten Mehrwert bietet, geraten Unternehmen in eine Flut von Bürokratie.
Wir haben deshalb sowohl unser Zertifizierungstool als auch den gesamten Zertifizierungsprozess so gestaltet, dass unsere Kunden den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Während der Audits prüfen wir nicht nur starr die Einhaltung der Norm, sondern legen den Fokus darauf, wie Unternehmen die ISO-Zertifizierung konkret für ihre eigenen Vorteile einsetzen können. So stellen wir sicher, dass die Zertifizierung nicht zur Belastung wird, sondern tatsächlich zur Verbesserung beiträgt.
Welche Qualifikationen berechtigen das DICIS dazu, eine Zertifizierung vorzunehmen
Die DICIS Zertifizierungsstelle wird von Thomas Werner geleitet, einem erfahrenen Auditor, der seit Jahren Zertifizierungsaudits für unterschiedliche Gesellschaften durchführt. Die Leitung der Zertifizierungsstelle wird von einem Team aus Auditorinnen und Auditoren für verschiedene Fachbereiche unterstützt. Alle Mitglieder des Zertifizierungsteams verfügen über eine fundierte Ausbildung als Lead Auditor sowie jahrelange Praxiserfahrung. Bei der Auswahl unserer Auditoren legen wir besonderen Wert darauf, dass sie praxisnah zertifizieren und die spezifischen Anforderungen von kleinen Dienstleistungsunternehmen verstehen.
Berät das DICIS seine Kunden?
Die ISO-Normen sehen eine sehr strenge Trennung zwischen Beratung und Auditierung (Zertifizierung) vor. Die gleiche Person, die einen Kunden dabei berät, ein Managementsystem aufzubauen, darf nicht zertifizieren. Aus diesem Grund hat die Innolytics AG, die das Zertifizierungstool entwickelt hat, die Unterstützung beim Aufbau des Managementsystems und die Zertifizierung organisatorisch voneinander getrennt.
Ein Zertifizierungsaudit ist – auch wenn es keine klassische Beratung ist – dennoch mehr als nur eine bloße Kontrolle. Es ist ein Termin, bei dem unsere Kunden neben der Gewissheit, dass sie die Vorgaben der Norm einhalten, auch praxisnahe Verbesserungsvorschläge erhalten, mit denen sie ihr Unternehmen gezielt verbessern können.
Wer steckt hinter dem DICIS?
Die Muttergesellschaft des DICIS ist die Innolytics AG, die sich in ihrer Satzung der Digitalisierung und Zertifizierung von Managementsystemen verschrieben hat. Die Innolytics AG wird von 60 Aktionärinnen und Aktionären getragen, die aus dem aktiven Management von Unternehmen sowie aus der Selbstständigkeit kommen. Die Herausforderungen kleiner Dienstleistungsunternehmen, Zertifizierungen schnell und einfach zu erlangen, waren für sie der ausschlaggebende Grund, in das Unternehmen zu investieren. Die Innolytics AG verfolgt das Ziel, diese Dienstleistungen weltweit anzubieten und damit zum Marktführer für digitale Unternehmenszertifizierungen zu werden.
Fragen zum Zertifizierungstool
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz beim Zertifizierungstool?
Zu Beginn füllen unsere Kunden einen Fragebogen aus. Nach etwa 20 Minuten steht die grundlegende Struktur des Qualitäts-, Umwelt- oder Informationssicherheitsmanagements. Sobald die Unternehmensbeschreibung eingegeben wurde, generiert der KI-Assistent gezielte Vorschläge, beispielsweise für Anweisungen, Prozessbeschreibungen oder Informationssicherheitsrichtlinien.
Hinter diesem Prozess steht ein Prompt-Management-System, das den KI-Dienst OpenAI gezielt anspricht. Die erstellten Ergebnisse werden direkt in die Software eingespielt, wodurch Kunden schnell und effizient auf die Anforderungen der Normen eingehen können.
Was genau sind die sieben Schritte im Zertifizierungstool
Die Normen enthalten mehr als 300 verschiedene Vorgaben. Ein Team aus Experten hat insgesamt drei Jahre lang daran gearbeitet, diese Vorgaben so zu strukturieren, dass sie in der Praxis schnell und einfach umsetzbar sind. Daraus sind die sieben Schritte entstanden, nach denen Unternehmen vorgehen.
Diese Schritte umfassen die Eingabe der grundlegenden Unternehmensdaten, der Ziele, der Prozesse und der Dokumente, der Risiken sowie der Bewertungen (Audits und Managementbewertungen). Im siebten und letzten Schritt wird das Managementsystem mit den Vorgaben der Norm den Beschäftigten zur Verfügung gestellt.
Diese sieben Schritte gewährleisten, dass unsere Kunden strukturiert und effizient die Anforderungen der Norm umsetzen können.
Kann ich meine Dokumentation als PDF herunterladen?
Ja, als zahlender Kunde können Sie die gesamte Dokumentation komplett als PDF herunterladen. In der kostenlosen Testversion ist dies nicht möglich. Als zahlender Kunde haben Sie die Möglichkeit, unter anderem eine Liste von Maßnahmen, Vorgaben, Auditberichten sowie Berichte zur Managementbewertung herunterzuladen.
Was passiert nach Ablauf des 30-tägigen Tests?
Wenn Sie sich nach Ablauf des 30-tägigen Tests entscheiden, kein Kunde zu werden, wird Ihre Plattform automatisch zur Löschung gegeben. Dadurch stellen wir sicher, dass keinerlei Unternehmensdaten oder persönliche Daten von Ihnen in unseren Systemen verbleiben. Sollten Sie sich später dennoch entscheiden, Ihre Zertifizierung mithilfe unseres Tools umzusetzen, müssten Sie einen neuen Fragebogen anlegen. Diese automatische Löschung bedeutet zwar, dass Sie eine neue Plattform anlegen müssen, gewährleistet jedoch im Gegenzug, dass wir zu Ihrem Vorteil alle datenschutzrechtlichen Anforderungen einhalten.
Wenn ich technische Fragen habe, wer hilft mir?
Unser Support-Team steht Kunden bei technischen Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung. Damit stellen wir sicher, dass Sie problemlos mit der Plattform zurechtkommen. Unser Team unterstützt Sie sowohl bei der Nutzung des Zertifizierungstools als auch bei allgemeinen technischen Anliegen. Sollte ein Problem nicht sofort gelöst werden können, kümmern wir uns um eine schnelle und effiziente Lösung. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie sich voll und ganz auf die Umsetzung Ihrer Zertifizierung konzentrieren können.
Weitere Fragen
Muss ich den 30-tägigen Testzeitraum kündigen?
Nein, Sie müssen nicht kündigen. Sie schließen auch nicht automatisch ein Abonnement ab. Nach 30 Tagen endet Ihr Testzeitraum automatisch, und es ist keine besondere Kündigung erforderlich. Wir handhaben dies so, weil wir automatische „Abofallen“ kategorisch ablehnen und unseren Kunden eine transparente und faire Erfahrung bieten möchten.
Warum erhalte ich die Abrechnungen vom Anbieter Digistore24?
Wir möchten uns mit unserer Arbeit voll und ganz auf unsere Kunden und eine hohe Zertifizierungsqualität konzentrieren. Deshalb haben wir den Anbieter Digistore24 als Zahlungsdienstleister gewählt. Dieser sorgt dafür, dass Abrechnungen fair und transparent abgewickelt werden und es zu keinerlei Problemen kommt. So können wir unseren Fokus auf Ihre Zertifizierung legen, während alle Zahlungsprozesse professionell und zuverlässig abgewickelt werden.
Warum ist der zwölfmonatige Vertragszeitraum teurer als der 24-monatige?
Wir bieten die Zertifizierung in Form eines kostengünstigen und einfachen Abo-Modells an. Damit unterscheiden wir uns von anderen Zertifizierungsstellen, die häufig fünfstellige Beträge im Voraus verlangen. Dieses günstige Abonnement-Modell können wir nur deshalb anbieten, weil wir Kunden haben, die uns langfristig treu bleiben.
Wir haben vollstes Verständnis dafür, dass einige Kunden eine Zertifizierung nur kurzfristig für zwölf Monate abschließen möchten. Allerdings müssen wir – da eine qualitativ hochwertige Zertifizierung auch für uns mit entsprechenden Kosten verbunden ist – in diesem Fall höhere monatliche Gebühren berechnen.
Wird das DICIS-Zertifikat international anerkannt?
Ja, denn es folgt einem weltweiten Standard, der in fast allen Ländern anerkannt ist. Zahlreiche Unternehmen auf der ganzen Welt sind nach diesen Normen zertifiziert. Die Normen wurden ursprünglich entwickelt, um im internationalen Austausch einheitliche Qualitätsstandards sicherzustellen. Damit ist auch das DICIS-Zertifikat international anerkannt.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Zertifizierung weiterhin gültig bleibt?
Das DICIS stellt die Zertifizierung direkt für den kompletten Vertragszeitraum (beispielsweise 24 Monate) aus. Innerhalb dieses Zeitraums wird jährlich ein Überwachungsaudit durchgeführt. Dieses Audit dient dazu zu überprüfen, ob die Vorgaben weiterhin eingehalten werden und das Managementsystem korrekt umgesetzt wird.
Wenn Sie sich nach Ablauf des Vertrags dazu entscheiden, diesen zu verlängern, wird die Gültigkeit Ihres Zertifikats automatisch angepasst, sodass Sie weiterhin zertifiziert bleiben.